請求書マナーは社会人としての超基本！封筒への入れ方や正しい向きとは

会社で請求書を取引先に
送るように依頼されたあなた。

初めてのことでどうすればよいか分からず、
困っていませんか？

社会人として請求書を送る時の
マナーがあることをご存知ですか。

封筒への入れ方や入れる時の
正しい向きをご紹介しましょう。

また、請求書の取扱いについても
注意が必要です。

気をつけるポイントなどを
お話していきます。

請求書一つで評価が変わる！封筒への入れ方マナー

請求書の折り方は
三つ折りが一般的と考えられています。

請求書に印字されている面は、
外から見えないよう
内側にくるよう折りましょう。

多くの会社はA4サイズで
請求書を作成しています。

A4用紙を縦向き、横向きに重ね、
三つ折りする3分の1の位置が正しく分かるため、
試してみてくださいね。

そして折りたたむ時は、
表題となる請求書という文字が
開封者の目に最初に留まるよう、
表題部分を後に折りましょう。

封筒は、三つ折りしたA4が入る
長形3号を用いることが一般的です。

横書き用、縦書き用の2種類がありますが、
会社によって指定がある場合は、
会社に沿ったものを使用してください。

宛名は、
会社あてに送る場合は御中を用います。

担当者宛に送付する場合は様を
用いましょう。

株式会社××ご担当者様や
株式会社△△経理部御中などの
書き方が正しい方法です。

請求書は大事な書類の一つですから、
ダイレクトメール等と混じることが無いよう、
封筒に請求書在中と記載することが
マナーになります。

横書き封筒の場合は右下に、
縦書き封筒の場合は左下に
記載しましょう。

請求書は取扱い要注意！絶対にやっておくべき送り方

請求書は会社間で頻繁に使用されますが、
法律上、記載事項については
定められていません。

必ず守らなければいけない
ルールはありませんが、
多くの会社が行っている方法を
ご紹介しましょう。

まず、請求書には表題が必要です。

何年何月の請求書かわかるように
しておく必要があります。

また請求書には通常、
請求書を管理するために
番号がつけられている事が
多いでしょう。

取引先と何通も請求書をやり取りする場合は、
番号で特定することもあります。

請求書の宛名を注意することも
忘れないようにしましょう。

取引相手の会社名や部署、担当者名などに
誤りがないかを確認してください。

多くは経理部に請求書を出すことが多いですが、
取引先の担当者に一度送ったあと、
担当者が経理に回すという方法を
とっている場合もあります。

宛先に誤りがないかを
確認することが必要です。

差出人には、会社名や事業所情報が
正しく記載されていることを確認しましょう。

不備や不明点が合った場合は、
取引先から連絡があるかもしれません。

電話番号や担当者のメールアドレスがあれば、
より親切に感じられます。

請求書には社印として角印が押印されます。

会社によっては社印がない請求書は
有効とみなさない事もあるため、
忘れずに押印されているかを
確認してくださいね。

請求書の発行日も重要になります。

・取引が生じた日
・請求書作成日
・取引先が支払うべき期限
など正しく記入がなされていない場合、
会社にお金が入ってこないという
トラブルが発生することもあります。

そして請求する項目内訳に
不備がないことを確認しましょう。

金額や商品名、サービス内容、
数量などの記載が必要です。

最後に振込先の情報も
確認すると安心でしょう。

会社指定の銀行口座番号が
間違いなく記載されていることを
確認してくださいね。

まとめ

請求書を送ると言っても、
ただ封筒に入れて送るだけでは
社会人としては足りないでしょう。

頼まれた仕事に付随する
請求書の中身の確認もきちんと行い、
疑問点や不備を見つけた場合は
送付する前に確認しましょう。