社員旅行の幹事を任された！事前の段取りの重要ポイント

幹事と名のつくものが好きな方と嫌いな方で世の中は分かれています。

私は嫌いです。幹事。
できればやりたくありません。

飲み会の場合は２～３時間の事ですが、社員旅行は最低でも1日です。
結構職場の方からのクレーム必至。

さてそんな幹事が嫌いな私がやった社員旅行の幹事の経験から、事前に絶対おさえるべきポイントをまとめました。

企画でのポイント

さて、最初に決める必要がある大きな話は企画です。
つまり、『どこにいくのか？』です。

この企画に関して、幹事であるあなたが考えるべきことはたった１つ。

どうやったら、自分にきたクレームを回避できるか？

それ以外ありません。
なぜなら、誰しもクレームの責任をとりたいはずがありませんから。
普段の会社の業務ならいざしらず、レクリエーションですからね。

この対応は実は非常に簡単です。

それだけです。

何かあったら、

『旅行会社に相談をしたら、こういう理由でこうなりました。』

『旅行会社に相談したんですが、予算がこの位になるので無理と言われました。』

そんな風に旅行会社に責任転換することができます。
それで、色々なクレームを幹事にいう方はまずいません。

逆にいうと、幹事は自分だけで企画をしてはいけません。

旅行に関する条件を決めた上で、旅行会社に丸投げしましょう。

なお、もちろん旅行会社に相談することで、自分だけで企画するよりは高くなります。
でも、それは幹事であるあなたが気にする必要がないことです。

非常識な手数料を取る旅行会社はありませんから、気にしなくともいいですよ。

決めるべき条件のポイント

さて、旅行会社に丸投げするとしましょう。
その場合に何を事前に決めておくかが重要ですね。

ひとまず、以下の情報は事前に絶対決めないといけません。

それで旅行会社にいくつかのパターンを提案させましょう。

例えば、

日帰りパターン、1泊パターン
電車パターン、バスパターン

など色々なパターンが考えられます。
それらでどのパターンにするかは簡単です。

あなた自身がが実施したいパターンで考えればいいんです。
例えば、泊りはいやだと思うなら、日帰りパターンにすればいいだけです。

職場の方から、日帰りに関してクレームが来たら適当に答えればいいですね。

例えば、『1泊だと予算の関係でちょっと無理がありました』とか。

検討したパターンを全部みせるようにいう方はいません。

日程を決めるポイント

旅行会社に丸投げする時の条件を決める時と同時、もしくは後で日程は必ず決めます。
それだけは幹事であるあなただけで決めるわけにはいきません。

職場の方がなるべく都合がつく日程じゃないとだめですね。

これは候補となる日程や時間を登録しておき、そこに○、Ｘ、△で各自入力できる仕組みです。

今はインターネットはほとんどの方が利用できているはずです。
ＰＣからもスマホからも利用でき、無料で利用できます。

幹事のあなたが利用する場合、職場の方が都合を入力する場合のいずれも会員登録は不要です。
社員旅行の日程調整として、メールでそのサイトのＵＲＬを教えるだけで済みます。

便利なサイトですので、ご利用されることをお勧めします。

まとめ

社員旅行は幹事のあなたがクレームを責任転換できるよう旅行会社に丸投げしましょう。
旅行会社にはとりあえず、人数と予算だけ伝えましょう。
それで企画は考えてもらえます。
なお、日程だけは幹事の都合だけで決定できません。
「調整さん」などの無料サイトを利用して日程調整をおこないましょう。