歓送迎会で記念品はどうする？費用負担は？日程調整は？

春になると入社される方、退社される方、異動される方が増えます。
職場では歓送迎会が行われることと思います。

ただ、この歓送迎会は基本若い方が幹事をまかされることが多いですね。
一般的なやり方をご存じないケースも多々あるかと思います。

職場によってやり方は若干違うと思いますが、基本的なことをまとめてみました。

歓送迎会で記念品はどうする？

歓送迎会で見送られる方には記念品を贈呈することがあります。
これは単なる異動では通常渡しませんが、退職される方には贈呈します。

この記念品に何を選ぶかは、ちょっと悩ましい所です。

私がこれまでに実施したケースですと、率直にその方にお聞きしました。
これが一番簡単で確実でしょう。

ただ、退職される方の人数が多い、ちょっとそういうことは聞きにくいという場合もあるでしょう。
そういう場合ですと、男女ともに無難なものがいいですね。

例えば、ハンカチのセット　とかいかがでしょうか？

デパートにいけば無難なものがありますし、丁寧に包装もしてくれます。

金額的にも数千円程度/名　程度です。

歓送迎会で費用負担はどうする？

歓送迎会での費用負担ですが、基本的に歓送者、歓迎者のどちらからももらいません。

つまり、主賓からいただかないのは常識の範疇です。

ただ、会社によっては人の出入りが非常に頻繁で、歓送迎者よりも在籍される方が少ない場合もあります。

そのような場合は、部署の慣例として徴収することもあるかと思います。
そのケースでは、部署の慣例に従うことでかまいません。

なお、一般的には、送迎される方は自分のために開いてくれるということで寸志を出される方が多いです。
ただし、最近はそういう事に気付かれない方もいらっしゃいますので、その寸志をあてにしてはいけません。

歓送迎会で日程調整はどうする？

後は歓送迎会の日程調整を行う必要があります。

もちろん主賓である歓送者、歓迎者の日程に合わせる必要があります。
ですので、その方たちの都合がつく日の候補をそれぞれいくつかお聞きします。

その中で主賓の方全員の日程の都合がつく日にすればいいでしょう。

もしくは、その方たち全員が都合のいい日の候補を複数決めた上で、在籍される方々で出席できる方が多い日にしましょう。

なお、普段から業務でパソコンを常時使っているような場合は、日程調整はネットにあるサイトでやるのがいいですね。

私がよく使うのはこちらのサイトです。
↓↓↓
調整さん

リクルートがサービスしているサイトですから、問題ないですね。
もちろん無償ですし、会員登録も不要です。

まとめ

歓送迎会の事前準備で抑えるべきポイントはそれほど多くありません。

記念品はハンカチなどの無難なものでかまいません。
主賓である歓送者、歓迎者からは費用は徴収しません。
日程調整は主賓の方たちの日程に合わせましょう。ただし、細かい調整はネットのサイトで行うのが便利です。